Tijdregistratie vroeger verwenst, nu een zegen !

17. 10. 31

We kunnen niet ontkennen dat de ‘tikklok’ in het verleden vaak tot controverse heeft geleid.

Voor de werkgever was het of een noodzakelijk kwaad of hoogstens een instrument van bijna ‘politionele’ controle. Voor de medewerkers was het een bron van ergernis, met als gevolg dat de bepalingen in het arbeidsreglement vaak aanleiding waren tot betwistingen en werden gezien als hét symbool van misplaatst paternalisme bij de werkgevers.

Maar het ziet ernaar uit dat het tijdregistratiesysteem nu een nieuwe en vooral ‘positieve‘ betekenis heeft gekregen.

In haar streven om tegemoet te komen aan de nieuwe dynamiek op de arbeidsmarkt, heeft de regering met de ‘Wet betreffende werkbaar en wendbaar werk’ gepoogd om meer soepelheid te bieden in de organisatie van de arbeidstijd.

Fenomenen als e-commerce, diversiteit, vergrijzing, uitdagingen in het privéleven van de werknemers in nieuw-samengestelde gezinnen, etc. maken dat de klassieke regels rond arbeidstijden, zoals vastgelegd in de ‘Arbeidswet’ van 16 Maart 1971, de concurrentiekracht van de ondernemingen zwaar in het gedrang dreigen te brengen.

Met de ‘Wet betreffende werkbaar en wendbaar werk’, van 5 Maart 2017, heeft de regering gepoogd om de sociale partners meer soepelheid te bieden in de arbeidsorganisatie, wat zowel de werknemer als de werkgever ten goede zal komen. Opvallend daarbij is dat er bijzondere voordelen worden geboden aan werkgevers, van zowel grote als kleine bedrijven, die gebruik maken van een “aangepast tijdregistratiesysteem”.

Hierbij heel kort enkele elementen die de arbeidsorganisatie en het werkoverleg tussen de werkgever en werknemer zullen versoepelen en waarbij  tijdregistratie een bijzondere ‘administratieve vereenvoudiging’ kan betekenen.

  • De verplichting om alle ‘deeltijdse/variabele’ uurroosters in het Arbeidsreglement vast te leggen komt te vervallen. Vaak waren de Arbeidsreglementen hopeloos dikke bundels geworden, met een kluwen aan deeltijdse/variabele roosters, waar niemand nog goed aan uit kon. Bovendien diende bij elke wijziging een bijlage te worden toegevoegd met veel gesakker en nodeloze verkwisting van tijd en papier. Voor veel medewerkers vormden de roosters bovendien vaak een ‘beperking’ op hun mogelijkheden bij de onderhandelingen rond tijdskrediet of loopbaanonderbreking. De werkgevers hielden dan het been stijf uit vrees voor administratieve rompslomp of gebrek aan zichtbaarheid op de gevolgen voor de arbeidsorganisatie.
  • Voortaan zal het arbeidsreglement allen nog een ‘algemeen kader’ moeten bevatten. Daarin moeten dan volgende vermeldingen worden opgenomen: de dagen van de week waarop prestaties kunnen worden verricht, met aanduiding van begin en eind uur van de arbeidsdag en het minimaal en maximaal aantal te presteren uren per dag of per week indien de arbeidsduur variabel is. De vermelding van de variabele roosters met vaste arbeidsduur wordt verwezen naar de arbeidsovereenkomst. Nakijken
  • Ook de voorafgaande meldingen bij wijzigingen van de variabele uurroosters worden aangepast. De werknemer dient in principe 5 dagen vooraf schriftelijk (papier, email) op de hoogte gesteld te worden. Deze melding kan in veel gevallen eenvoudig worden ter beschikking gesteld vanuit de planningssoftware van het tijdregistratiesysteem

Vooral belangrijk hierbij is dat de verplichting voor de werkgever, om een register bij te houden indien deeltijdse medewerkers prestaties verrichtten die afweken van hun voorziene uurrooster, kan komen te vervallen. Dit op voorwaarde dat er gebruik gemaakt wordt van een ‘passend systeem van tijdsopvolging’.

In essentie betekent het dat de geleverde prestaties per werknemer, het begin en einde van de arbeidstijd en de genomen pauzes moeten kunnen opgevolgd worden. En precies deze versoepeling biedt een grote kans voor werkgevers die gebruik maken van een ‘modern’ tijdregistratiesysteem.

De systemen van Vemichron bieden naar wens van elke organisatie, hoe complex ook, verschillende mogelijkheden voor planning per werknemer, per functiegroep en per afdeling. Elke leidinggevende kan gebruik maken van de mogelijkheid om de planning van zijn afdeling te visualiseren en soepel aan te passen aan de noden van de organisatie en de wensen van de medewerkers. Zo kan hij eenvoudig en goed gedocumenteerd in overleg treden met zijn medewerkers om de productiviteit en efficiëntie van zijn afdeling te optimaliseren.  De personeelsafdeling kan naderhand op elke gewenst tijdstip alle noodzakelijke rapporteringen, zowel op sociaaljuridisch vlak als op vlak van productiviteit, voorleggen.

Op deze manier kan het tijdregistratiesysteem een bijzonder nuttig instrument worden waarbij de belangen van de werkgever en werknemer dichter bij mekaar kunnen gebracht worden. Zo kan de werknemer een goede ‘work-life balance’ worden geboden, met aanvaardbare werkdruk en met goede zichtbaarheid voor zijn gezin en kan de werkgever perfect de efficiëntie van zijn organisatie bewaken en inspelen op de noden en wensen van zijn klanten. Een overduidelijke win-win situatie voor iedereen, waardoor de concurrentiepositie van alle bedrijven, klein en groot, zeker versterkt zal worden.

Marc Corijn

HRMvoorKMO

www.HRMvoorKMO.be